[회사원] 미CIA보고서10원칙

보고서란?

간단히 해석하면 내가 가진 정보전달의 수단으로 정의됨. 단, Business를 위한 보고서는 단순한 정보 전달을 넘어 의사결정을 위한 상황 파악, 각종 계획에 필요한 정보 제공, 사업 결과 예측 등에 필요한 자료이기 때문에 정보 방향성을 나타내는 분석적인 의견 및 결론이 중요한 요소들임. 

하지만 막상 보고서를 쓰려고 하면 어떤 방법으로 내용을 전개해야 할지, 어떤 내용을 써야 할지 어렵게 느껴지는 경우가 많은데 보고서가 어렵게 느껴지는 이유는 무엇일까?

보고서 작성의 목적을 잊고 작성 자체에만 매달리기 때문인듯하다.

보고를 받는 팀리더, CEO 등 대부분의 의사결정자는 바쁜 일정 가운데 매일 수십 건의 보고서를 읽어보아야 하나, 이와 같이 목적성이 결여된 보고서는 내용이 장황하고 초점이 명확하지 않아 읽기조차 싫을 수 있다.

다음은 미국의 대표적 정보기관인 CIA에서 내부 정보보고서 작성 시 적용하는 10가지 원칙을 퍼와봄.

보고서의 기본 원칙인 ‘ 결론을 먼저 서술 ’, ‘ 적합한 단어사용 ’ 등을 동일하게 강조하고 있으므로 간략한 정보보고 작성 시 유용하게 참고할 수 있겠다.

* 결론을 먼저 서술 (Put big picture, Conclusion First)

판단을 먼저 제시하고, 뒤에 보충할 수 있는 사항을 기술

정보 사용자는 시간이 촉박하여 무엇을 말하려고 하는가를 빨리 알고 싶어함

* 정보의 조직화, 체계화 (Organize Information)

혼란을 야기하지 않도록 입수된 정보를 논리적으로 체계화

불필요한 반복을 회피하고 요점을 정리

* 보고서의 형태 이해 (Understand Format)

해당 양식의 서술 기법에 따라 기술

* 적합한 언어 사용 (Use Precise Language)

작성자와 사용자가 똑같이 이해할 수 있도록 적합한 언어를 구사

* 단어의 경제적 사용 (Economic on Words)

짧은 문장은 읽는 사람의 이해도를 높임

두 줄 정도가 적절하며 대화체로 서술하고 미사여구와 전문용어는 피함

* 생각한 것을 분명하게 표현 (Achieve Clarity of Thought)

표현이 불분명하면 내용도 불분명해지므로 작성 전 생각하는 바를 미리 정리

* 능동형 표현 (Use Active Voice, not Passive Voice)

능동형 문장은 직접적이고 확실하며 적극적으로 의미를 전달

* 자기가 작성한 보고서를 스스로 편집 (Self-edit your Writing)

제출하기 전에 다시 읽고 수정해 최상의 것이라고 판단했을 때 제출

동료에게 미리 보여주어 오자/탈자/내용상 오류 등에 대한 의견을 얻어 수정

* 정보 사용자의 수요를 분명히 알 것 (Know your reader's Needs)

정보 사용자가 무엇을 알고 싶어 하는가를 끊임없이 생각

* 동료의 전문지식과 경험 활용 (Draw on the Expertise and Experience of your colleagues)

동료들의 통찰력과 지식의 도움을 받는 것이 필요

뭐 이러나 저러나 한국은 국어 및 글쓰기 교육에 대해서는 노관심이다 보니 엔지니어들이 쓴 보고서에는 쓸데없이 길거나 반복적이며 주어없이 현학적인 단어들의 나열일때가 많음. 진짜 손나 빡침. 나 부터 잘하자. 

미안하다 내가썼다.